база зуп что это такое
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ
Позволяет вести кадровый учет и расчет заработной платы в различных компаниях, от небольших до крупных, в том числе имеющих обособленные подразделения. В этой версии поддерживается возможность конфигурирования для более точной адаптации программы к особенностям конкретного предприятия.
Электронные трудовые книжки
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» реализована поддержка взаимодействий работодателя с сотрудниками и с ПФ РФ. Для этого в кадровые документы (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) добавлен флаг Отразить в трудовой книжке.
Документы, в которых установлен флаг Отразить в трудовой книжке автоматически регистрируются в таблице Мероприятия и отражаются в отчете СЗВ-ТД.
Печатная форма документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности позволяет выдать сотруднику Уведомление об изменениях в трудовом законодательстве вместе с бланками заявлений о выборе. Результаты заполненных заявлений в программе позволяют сформировать автоматически мероприятие о выборе варианта получения сведений.
Для сотрудников, заявивших о выборе получения сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, сведений по форме СТД-Р автоматически формируются по запросу или при увольнении работника.
Кадровый учет и делопроизводство
В программе автоматизировано кадровое делопроизводство, включая заполнение унифицированных печатных форм: оформление трудовых договоров, прием на работу (формы Т-1 и Т-1а), кадровые перемещения работников (формы Т-5 и Т-5а), увольнение из организации (формы Т-8 и Т-8а), оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы. Макеты печатных форм при необходимости можно отредактировать для создания собственных печатных документов.
По данным учета движения можно получать: актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов, данные о движении работников за выбранный период, статистическую информацию о количестве работников различных категорий, среднюю и среднесписочную численность работников. Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.
В программе можно создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например, резюме.
Функциональность «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» позволяет обеспечить требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», актуальных нормативных документов ФСТЭК и Роскомнадзора. В программе реализована возможность регистрации ряда событий, в частности, доступа и отказа в доступе к персональным данным, обезличивания данных при отсутствии сотрудника согласия на обработку его персональных данных.
Воинский учет
Штатное расписание
Ведение штатного расписания в программе опционально. Если предприятие небольшое и нет необходимости вести штатное расписание в программе, то можно вести учет сотрудников, полностью описывая место и условия их работы. Если впоследствии организация будет составлять штатное расписание в программе, то оно сформируется автоматически по имеющейся информации о сотрудниках, при этом можно внести некоторые коррективы (например, указать вакантные позиции).
В программе можно установить контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию или отказаться от него.
Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю его изменения. Это дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату и анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.
Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций. Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.
Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты.
Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают. Начиная работу, легко заполнить штатное расписание по текущей расстановке сотрудников.
Учет труда, рабочего времени и невыходов
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные используются для оформления необходимых документов кадрового учета и для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте, для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.
Программа предоставляет возможности для создания и настройки разнообразных графиков работы сотрудников: пятидневка, шестидневка, сменный; суммированный учет; неполное рабочее время и другие.
Для заполнения графиков работы используются регламентированный федеральный или региональные производственные календари. Можно создавать типовые и индивидуальные графики работы конкретных сотрудников.
Отклонения от графика работы регистрируются документами неявок (отпуск; отпуск по уходу за ребенком; нетрудоспособность; командировка; прогул; отгул; дни ухода за детьми-инвалидами; отсутствие по прочим причинам) и переработок (при суммированном учете времени; в выходные и праздничные дни; сверхурочной работы). Все виды неявок исчисляются автоматически и учитываются.
При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.
На основании графика и документов об отработанном сверх нормы и неотработанном времени производится расчет зарплаты (начислений, зависящих от времени) и формируется табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13
Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).
В программе ведется учет стажей: общего, для расчета пособий ФСС, педагогического, северного, «вредного» и других.
Учет отпусков
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ, коллективными и трудовыми договорами. Реализован учет прав на ежегодные основные (по умолчанию — 28 календарных дней) и дополнительные отпуска. Для отдельных категорий сотрудников (лица моложе 18 лет, работники образовательных учреждений, прокурорские работники и др.) основной отпуск удлинен, и программа позволяет установить его любую продолжительность. Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. В программе можно не только сформировать график отпусков в формате Т-7, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и их переносы.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску. В документе «Отпуск» рассчитывается НДФЛ и прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата. В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ. Выплачивать отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно вместе с заработной платой, с авансом или в межрасчетный период
Настройка систем оплаты труда, расчет и учет зарплаты
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет автоматически начислять заработную плату, НДФЛ и страховые взносы в соответствии с законодательством, в том числе организациям с большим количеством сотрудников.
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» реализованы все формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок), сдельная или с использованием премиальной системы. В соответствии с локальными актами организации в программе можно указать различные варианты премирования. Можно настроить любое начисление и удержание: фиксированной суммой либо произвольной формулой. В результате в информационной системе для каждого начисления и удержания устанавливаются все характеристики, необходимые для расчета заработной платы, исчисления НДФЛ и взносов. Это позволяет вести все расчеты в соответствии с учетной политикой организации.
Размеры всех тарифных ставок задаются в рублях с точностью, указанной при начальной настройке программы. Размеры ставок могут определяться тарифными сетками в соответствии с разрядами сотрудников. Для одного сотрудника может одновременно применяться несколько тарифных ставок. При начальной настройке можно указать варианты принятой в организации системы премирования.
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» реализован контроль ограничения взысканий в соответствии с требованиями ст. 138 ТК РФ.
Взаиморасчеты с сотрудниками
Выплаты по договорам ГПХ могут производится единовременно или на основании актов приемки этапов работы.
Программа формирует соответствующие печатные формы или файлы.
Выплачивать суммы сотруднику можно зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта, перечислением на счет в банке, через кассу или раздатчика (лицо, уполномоченное на передачу денег). Для удобства подготовки ведомостей в программе можно настроить способ, место выдачи и уполномоченное лицо для всей организации, для подразделения организации или для сотрудника.
Программа формирует в печатной и электронной форме документы, необходимые для оформления выплат сотрудникам разными способами. Для каждого способа (места) выплаты предусмотрена соответствующая ведомость.
Банковские счета сотрудникам могут открываться централизованно — в рамках так называемого зарплатного проекта. Причем организация может открыть одновременно несколько зарплатных проектов. Также сотрудник может указать личный банковский счет для перечисления зарплаты.
Реестры с указанием сумм и заявления об открытии лицевых счетов передаются в банк, как правило, в электронном виде. В этом случае файл можно отправить в банк по специальным каналам связи, например, через «Клиент-Банк», или передать на физическом носителе (флеш-карта, диск). Формат (структура) передаваемых файлов у банков может различаться. Фирмой «1С» совместно со Сбербанком разработан стандарт обмена электронной информацией на основе технологии XML, который поддержали и другие банки. Формирование файлов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» реализовано по этому универсальному стандарту, что позволяет без дополнительных настроек организовать обмен c банками, которые поддерживают данный стандарт.
При выплате денег или перечислении на счет регистрируется удержание НДФЛ и формируется документ, подверждающий реальную дату получения дохода сотрудником для отражения в отчете 6-НДФЛ.
Отчисления с ФОТ, НДФЛ и отчетность в контролирующие органы
Для должностей, предусматривающих досрочный выход на пенсию, расчет ведется по дополнительным тарифам, которые могут быть установлены в соответствии со специальной оценкой условий труда (СОУТ), если она была проведена, или по ранее действовавшим правилам.
Встроенный в «1С:Зарплата и Управление Персоналом» сервис «1С-Отчетность» позволяет буквально одним кликом сформировать отчетность в электронном виде, проверить и отправить ее прямо из программы в контролирующие органы, используя ЭЦП, отслеживать ее прохождение.
ЭЛН, прямые выплаты и СЭДО ФСС
Целью пилотного проекта «Прямые выплаты» является улучшение положения застрахованных граждан и страхователей при осуществлении мероприятий, связанных с назначением и получением пособий в рамках обязательного социального страхования.
Пособия в рамках механизма прямых выплат рассчитываются и выплачиваются застрахованным лицам непосредственно территориальными органами Фонда социального страхования в жестко установленные законодательством сроки.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет вести учет начислений и пособий участникам проекта новой системы выплат пособий и осуществлять автоматическую передачу реестров в ФСС.
В документе «Больничный лист» предусмотрено заполнение дополнительной информации, подлежащей включению в реестр для передачи в ФСС в рамках пилотного проекта.
С 1 июля 2017 года медицинские учреждения могут оформлять электронные листки нетрудоспособности наравне с бумажными больничными. Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает взаимодействие с ФСС по обмену сведениями в целях формирования электронных больничных. ФСС разработал систему социального электронного документооборота (СЭДО) для оперативного информирования работодателей о состоянии ЭЛН. Получать сообщения из СЭДО можно напрямую из программ «1С», используя механизмы сервиса 1С-Отчетность.
Когда медицинская организация открывает ЭЛН, ЗУП предлагает страхователю зарегистрировать отсутствие работника. А в момент, когда медицинская организация закрывает ЭЛН, в ЗУПе можно по одному клику создать, загрузить больничный, рассчитать его и отправить в ФСС все требуемые заявления и реестры.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и отслеживание состояния заявлений работников о согласии на получение уведомлений от ФСС о состоянии ЭЛН.
«1С:Кабинет сотрудника»
Чтобы организовать эффективное взаимодействие по кадровым вопросам бухгалтерии и сотрудников без хождения по кабинетам, бумажного документооборота, временных потерь на обработку запросов и заявлений существует сервис «1С:Кабинет сотрудника». Сервис будет полезен любым компаниям, которые хотят повысить эффективность работы сотрудников и сделать условия работы более комфортными. Наибольшую пользу сервис принесет компаниям, у которых в штате 50 и более сотрудников, особенно при географически распределенной деятельности (офисы в разных городах, в разных районах и т. п.)
«1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» («1С:ЗУП») на сегодня является одной из самых простых и доступных программ для ведения кадрового учета, расчета заработной платы и управления сотрудниками.
Одним из важнейших ресурсов любой компании являются ее сотрудники. Грамотное управление персоналом приводит к повышению эффективности бизнеса в целом. В нестабильной экономической ситуации могут быть особенно востребованы возможности программы, помогающие организовать качественную работу с персоналом.
В этой статье мы познакомим вас с основными возможностями и функциями программы «1С:ЗУП 8.3».
«1С:ЗУП 8.3»: что это (ранее «1С:Зарплата и Кадры» 7.7)?
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – это решение для комплексной автоматизации расчета зарплаты, ведения кадровой политики и управления персоналом (рис.1). Программа облегчает задачи отдела кадров: начиная с подбора кандидатов на должность, заканчивая сдачей отчетности.
ЗУП 8 позволяет облегчить все трудоемкие задачи по расчету заработной платы, кадровому учету, исчислению налогов, подготовке и предоставлению отчетности в государственные органы. Программу отличает строгое соответствие требованиям законодательства РФ.
Наравне с «1С:Бухгалтерией», решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» является одним из самых популярных продуктов фирмы «1С» не только в России, но и странах СНГ. Ее используют более 100 000 компаний.
Где применяется «1С:ЗУП»?
Широкие возможности по расчету зарплаты и управлению персоналом, мощная аналитика и усовершенствованная платформа делают ЗУП «1С» незаменимым помощником как для бухгалтерии, так и для кадровой службы любой организации.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» используется в HR-отделах и бухгалтерии. Но этим возможности программы не ограничиваются. ЗУП успешно применяют многие компании, заинтересованные в организации качественной работы с персоналом и ведении кадровой политики.
Какие выгоды может принести ЗУП «1С» вашей компании, а именно конкретным подразделениям, можно увидеть на рисунке 2.
Возможности решения ЗУП 8.3
Как мы писали ранее, в нестабильной экономической ситуации могут быть особенно востребованы возможности программы, помогающие управлять мотивацией персонала, анализировать компетенции и организовать корпоративное обучение. Поэтому начнем с описания этих, на наш взгляд наиболее актуальных, возможностей ЗУП «1С».
Управление мотивацией персонала
Для управления мотивацией сотрудников можно установить зависимость их заработной платы от результатов труда. Возможности программы позволяют сформировать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности и любого рабочего места, а также объективно оценивать KPI (рис.3). Такая схема мотивации позволяет стимулировать сотрудников, повысить производительность труда.
Службе управления персоналом программа позволит оценить эффективность работы сотрудников и внедрить новые оптимальные схемы финансовой мотивации, выявить у работников недостаточные компетенции и организовать обучение для их улучшения.
Помимо этого, в «1С:ЗУП» предусмотрена возможность начисления и учета льгот сотрудникам (рис.4). Использование системы льгот позволит руководителю привлекать и удерживать лучших кадров, создать дополнительные возможности для мотивации.
О том, как правильно начислять льготы сотрудникам в «1С:ЗУП КОРП», подробно продемонстрировано в нашей методичке здесь
Управление компетенциями
Оценка компетентности специалистов и контроль результатов оценки выполняются в подсистеме «Управление компетенциями». Под компетенциями понимаются качества и способности, необходимые сотруднику для выполнения должностных обязанностей. Для каждой должности в справочнике «Профиль должности» можно задать список должностных компетенций (рис.5).
В состав подсистемы входит справочник со списком компетенций, который позволяет менеджеру ускорить разработку критериев оценки персонала. Для каждой должности в программе можно ввести шкалу оценок, а также сопоставить конкретную оценку с профессиональным уровнем.
Управление обучением персонала
В рамках управления обучением в ЗУП 8 предусмотрено решение нескольких задач. Это выявление потребности в обучении, составление учебных планов, организация обучения и оценка его эффективности (рис.6,7).
Для планирования обучения конкретных специалистов в программе разработан документ «Заявка на обучение», результаты планирования отражаются в отчете «Учебный план». Факт завершения курса обучения регистрируется с помощью документа «Прохождения курса обучения».
Кроме того, «1С:ЗУП» – это отличный инструмент для разработки электронных курсов и тестов (рис.8) для самостоятельного прохождения и изучения сотрудниками. По завершении текста сотрудник отдела кадров сможет с помощью отчетов проверять эффективность проведенного электронного курса и анализировать результаты тестов.
О том, как правильно пользоваться функционалом электронного обучения в «1С:ЗУП КОРП», читайте в нашем материале.
Подбор персонала
«1С:ЗУП» предоставляет возможность автоматизировать все этапы работы по подбору персонала: от формирования портрета кандидата на вакантные позиции до ведения отчетности и статистики (рис. 9). Это позволяет в разы ускорить и облегчить задачи сотрудников отдела кадров.
Более подробно о том, как автоматизировать все этапы работы по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП», читайте в нашей статье здесь
Расчет и выплата заработной платы
«1С:ЗУП» полностью автоматизирует все сложные расчеты с персоналом: от оплаты больничного и отпусков до сдачи отчетности в контролирующие органы. Это позволяет минимизировать процент ошибок и снизить нагрузку на персонал отдела кадров за счет автоматизации рутинных задач.
Программа поддерживает функционал оформления выплаты зарплаты с учетом принятых в компании схем: через кассу, через банк и др. Место выплаты заработной платы можно настроить как для всего учреждения, так и для отдельных подразделений или сотрудников. Для каждого способа предусмотрена соответствующая ведомость. (рис.10)
Посмотрите видео и узнайте, как правильно настроить состав начислений и удержаний в «1С:Зарплате и управлении персоналом 3»
Учет рабочего времени
Благодаря помощнику заполнения графика в конфигурации легко вести учет рабочего времени, фиксировать опоздания, отгулы и переработки сотрудников, составлять штатное расписание (рис.11). В штатном расписании описываются условия труда для сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д.
Также система автоматически заполняет рабочий календарь с учетом праздников, сокращенных или перенесенных дней отдыха.
Налоги и взносы, регламентированная отчетность 2-НДФЛ, ПФР, ФСС
Система автоматизирует все виды налоговых исчислений и взносов: НДФЛ, страховые взносы в ФСС, ФОМС, ПФР.
Отчетность 2-НДФЛ, ПФР, ФСС формируются в программе строго согласно требованиям законодательства. Вы можете отправлять данные в контролирующие органы напрямую из программы при помощи сервиса «1С-Отчетность».
Кадровый учет и делопроизводство
«1С:ЗУП» ¬– это полезный инструмент, который позволяет специалистам вести кадровый учет по всем правилам кадрового делопроизводства. Решение автоматизирует задачи отдела кадров: ведение штатного расписания, изменения кадрового состава (рис.12), воинский учет, кадровое планирование и т.д.
Как корректно настроить кадровый учет в «1С:Зарплате и управлении персоналом 3» смотрите в нашем видео
Учет движения кадров
Это важный раздел в работе отдела кадров. Здесь отражаются все основные изменения по сотрудникам: прием, перевод, увольнение и другие (рис.13). Такое же название носит и журнал, в который специалист кадровой службы сможет внести необходимые данные.
Принятие кадровых решений
С помощью программы «1С» руководитель HR-службы сможет успешно разрабатывать стратегии по управлению персоналом и управлять корпоративной культурой. Система поможет проводить всесторонний анализ кадров и принимать грамотные управленческие решения.
Получение аналитических отчетов
Гибкие настройки в конфигурации позволяют получать аналитическую отчетность по штату сотрудников для принятия управленческих решений: анализ начислений, динамика показателей эффективности, оценка компетенций, отчеты по обучению и развитию и другие (рис.14).
Интеграция с «1С:Бухгалтерией»
В самой актуальной версии ЗУП появилась возможность синхронизации программы с «1С:Бухгалтерией». Интеграция двух программ позволит автоматически переносить проводки по начислению заработной платы и сэкономить время сотрудников.
Настройка прав доступа
В программах «1С» достаточно много функций, отвечающих за доступ к информации. Эти инструменты помогают защитить ценные корпоративные данные от посторонних глаз и повысить уровень конфиденциальности. Чтобы обеспечить сохранность данных, в начале эксплуатации системы вы можете создать список пользователей и определить для них персональные настройки (рис.15).
Посмотрите запись нашего вебинара, на котором мы продемонстрировали возможности программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.0» в части разделения и ограничения доступа к данным. Вы узнаете, как использовать систему максимально безопасно.
В чем преимущества редакции «1С:ЗУП» 3.1 перед 2.5?
Кратко опишем основные отличия новой редакции 3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом» от 2.5:
Отметим, что с 2018 года старые редакции программ для расчета заработной платы не поддерживаются. Сейчас особенно актуален переход на новую версию «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и умение правильно использовать программу в работе.
Если в вашей компании планируется переход на новую версию «1С:ЗУП 3.1», то вам будет полезна видеозапись нашего вебинара. Вы узнаете, как осуществить корректный переход между версиями, с какими сложностями можно столкнуться и как их избежать.
Если после перехода на новую версию «1С:ЗУП 3.1» у вас остались вопросы, в этом видео эксперт «1С-Архитектора бизнеса» даст ответы на самые распространенные вопросы пользователей.
Версии «1С ЗУП 8.3
ПРЕИМУЩЕСТВА ВЕРСИИ «1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ 8» В СРАВНЕНИИ С «1С:ЗАРПЛАТА И КАДРЫ 7.7»
Сравнение версий «1С:ЗУП» КОРП и ПРОФ и Базовая
Для большей наглядности отличия версий ЗУП ПРОФ и КОРП и базовой программы представлены в таблице (рис.18)
Как показывает практика, использование программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.3» способствует повышению эффективности кадровой политики компании и приносит пользу руководителям, отдельным подразделениям, а также всем сотрудникам.
В этой статье мы рассмотрели наиболее важные, на наш взгляд, возможности решения. Если вы не нашли интересующей вас информации по программе «1С:ЗУП» – звоните нам. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» с радостью расскажут вам больше о продукте и ответят на все вопросы.