что значит актуализировать заявление
Глава 10. Актуализация документов СМК (п.п. 48-52)
Глава 10. Актуализация документов СМК
48. Все действующие документы СМК анализируются непосредственными разработчиками с целью выявления необходимости их актуализации не реже одного раза в год, а при наличии замечаний и предложений пользователей документов, изменений ссылочных документов проводится внеплановая актуализация документов СМК.
49. Ответственность за контроль своевременного и качественного проведения анализа с целью выявления необходимости актуализации политики и целей в области качества, руководств по качеству, регламентов СМК, документированных процедур и карт процессов СМК несут соответствующие ПРК.
50. Актуализация (непосредственное внесение изменений) осуществляется ответственными разработчиками.
51. Внесение изменений в документы СМК (актуализация) осуществляется выпуском новой редакции документа взамен предыдущей. Выпуск новой редакции осуществляется при накоплении изменений не менее 20% от объема содержания конкретного документа СМК. Промежуточные накопленные изменения вносятся заменой или добавлением страниц в документ СМК.
52. Статус пересмотра документов СМК (или их отдельных частей) подтверждается обозначением номера и даты очередной новой редакции в идентификационных реквизитах документов (отдельных страниц).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Анализ и актуализация документации
Под изменением (актуализацией) документа понимается любое исправление, исключение, добавление каких-либо данных в этот документ.
Актуализировать документ может только то подразделение, которое его разрабатывало.
Изменение в документе, влекущее изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением изменений во все взаимосвязанные документы.
Изменение (актуализация) производится:
— при изменении или дополнении норм, правил, стандартов, технических условий, на которые имеется ссылка в данном документе;
— при изменении структуры управления и обязанностей персонала;
— при изменении технических и управленческих процессов, а также СМК;
— в случае выявления несоответствий в ходе работы или аудита.
В случае выявления несоответствий в ходе работы пользователей с документацией, а также в результате проведения аудита или осуществления проверки на действенность и актуальность документации, все несоответствия анализируются и, по результатам анализа, вносятся изменения.
Изменения вносятся на основании приказа генерального директора.
При актуализации сотрудник подразделения – разработчика вносит изменение в документ, заполняет лист регистрации изменений к данному документу Ф 4.2.3-01 и доводит приказ об изменении и изменённый документ до персонала (согласно списку рассылки документа в СЭД).
Сотрудник, внесший изменение в документ, в течении 2-х дней после подписания приказа о внесении изменения должен представить в ОП электронную версию измененного документа и отсканированный приказ для размещения на сервер в общедоступную папку «Корпоративные нормативные документы» и для регистрации документа в реестре корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.
В случае большого объема вносимых изменений или объем накопленных изменений затрудняет использование документа, целесообразно разработать новую версию документа.
У новой версии документа в идентификационном номере увеличивается номер версии, при необходимости меняется год ввода в действие. Переизданный документ вводится в действие аналогично новому документу.
ОП удаляет отмененный документ из папки «Корпоративные нормативные документы» на сервере ГД и вносит изменение в реестр корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.
В случае разработки новой версии документа сотрудник ОП вычеркивает отмененный документ из реестра Корпоративных нормативных документов сплошной линией и в графе «Статус» пишет «Отмененный».
Во всех этих случаях ответственными за своевременное и полное внесение изменений в документ, отмену и изъятие из обращения устаревшего документа является ответственный за процесс.
Если в течение 3-х лет в документ СМК не вносились изменения, то начальник ОП направляет в адрес ответственного за процесс служебную записку о необходимости проверки документа на актуальность.
Ответственность за использование в подразделениях актуальных (действующих) документов возлагается на руководителей подразделений ОАО «Сибирьтелеком».
Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика
В спомним, что к локальным нормативным актам (ЛНА) относятся не только «глобальные» обязательные документы типа ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или положения об оплате труда, но и более «компактные», например, некоторые приказы и распоряжения, содержащие локальные нормы в сфере труда. Между прочим, за второй группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы поддержания в актуальном состоянии и тех, и других.
Когда нужно актуализировать ЛНА?
Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА. Сразу скажем, что для ЛНА в сфере труда данный подход редко применяется. Ведь, как правило, такие документы принимаются всерьез и надолго.
К сожалению, в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. Поэтому для начала нужно пересмотреть регламентирующие документы, которыми отдел кадров руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, правила, порядки, регламенты.
Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка фактическому и установленному действующими нормативными правовыми актами. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими «талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.
Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства.
О последних нововведениях в ТК РФ и требуемых в связи с этим изменениях ЛНА читайте статью «Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести» в № 1′ 2020
В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».
Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение «действующих лиц», например:
Как «не потерять» ЛНА?
Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.
Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:
В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.
Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.
Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов
Объекты НВОС: постановка и снятие с учета
Организации и ИП, осуществляющие деятельность на объектах, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду, обязаны представлять сведения о них для постановки на госучет, а затем об изменении этих данных в Росприроднадзор. Кроме того, ведомство необходимо информировать и о прекращении деятельности на объектах НВОС с целью снятия их с учета. Эксперты 1С рассказали БУХ.1С, как подготовить и сообщить в Росприроднадзор указанные сведения.
Актуализация сведений и снятие с учета объекта НВОС
Организации и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют деятельность на объектах, оказывающих негативное воздействие наокружающую среду, поставленных на госучет, обязаны представлять сведения об изменении данных, перечисленных в пункте 6 статьи 69.2 Закона № 7-ФЗ. Так, к примеру, сообщить необходимо о смене наименования организации или адреса ее места нахождения.
Эту информацию органы Росприроднадзора и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ используют для актуализации сведений об объекте НВОС.
Кроме того, организация или ИП, прекратившие деятельность на объекте НВОС, также сообщают об этом в органы Росприроднадзора (или уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ) с целью снятия объекта НВОС с госучета (п. 11 ст. 69.2 Закона № 7-ФЗ).
Письмом от 16.03.2017 № АС-03-04-36/5287 Росприроднадзор направил Методические рекомендации по актуализации учетных сведений обобъектах НВОС и по снятию с госучета указанных объектов. Рекомендации предназначены большей частью для использования в работе органами ведомства, а также региональными органами власти. Тем не менее отдельные положения могут быть полезны и хозяйствующим субъектам (организациям и предпринимателям).
Далее обозначим эти моменты.
Сообщение об изменении данных об организации (ИП) или объекте НВОС
Методические рекомендации по актуализации сведений об объекте НВОС приведены в Приложении 1 к письму от 16.03.2017 № АС-03-04-36/5287.
В соответствии с пунктом 6 статьи 69.2 Закона № 7?ФЗ организация (ИП) должна сообщать о (об):
Предельный срок для подачи документов установлен законом для случаев, перечисленных в пунктах 1-5 статьи 69.2 Закона № 7-ФЗ. Он составляет 30 дней с момента госрегистрации изменений (п. 7 ст. 69.2 Закона № 7-ФЗ). Следовательно, в остальных случаях документы можно подать в иной разумный срок.
Если организация (предприниматель) самостоятельно не подаст документы для актуализации сведений об объекте НВОС, орган Росприроднадзора (уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ) запросит эту информацию от других ведомств в рамках информационного обмена (п. 14 ст. 69.2 Закона № 7-ФЗ).
Однако следует учитывать, что непредставление или несвоевременное представление необходимых документов влечет административную ответственность по статье 8.46 КоАП РФ.
По итогам актуализации сведений об объекте НВОС организации (предпринимателю) должно быть выдано свидетельство об актуализации (по форме из При-ложения 2 к письму № АС-03-04-36/5287).
Сообщение о прекращении деятельности на объекте НВОС
Методические рекомендации по снятию с госучета объектов НВОС приведены в Приложении 3 к письму от 16.03.2017 № АС-03-04-36/5287.
Рекомендации в основном дублируют нормы статью 69.2 Закона № 7-ФЗ, которые касаются данной ситуации.
Согласно пунктам 11, 12 статьи 69.2 Закона № 7-ФЗ, когда объект НВОС ликвидируется или находится на консервации, организация (предприниматель) для снятия его с учета подает копию акта о ликвидации или консервации. Если этого не сделать, указанные документы будут запрошены органом Росприроднадзора (уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ) усоответствующих ведомств в рамках информационного взаимодействия (п. 14 ст. 69.2 Закона № 7-ФЗ).
За несообщение о прекращении деятельности на объекте НВОС меры ответственности не предусмотрены.
Однако представить документы самостоятельно в интересах самой организации (предпринимателя). Так объект НВОС будет быстрее снят с учета и в отношении него не потребуется вносить плату за негативное воздействие.
Общий порядок представления сведений
Документы подаются в орган Росприроднадзора (уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ), в котором объект НВОС поставлен на учет.
Все необходимые документы можно представить следующими способами (п. 2.3 Рекомендаций по актуализации, п. 7, 8 Рекомендаций по снятию с учета):
1. В электронном виде:
2. По почте с описью вложения и уведомлением о вручении.
Орган Росприроднадзора (уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ) направит в адрес организации (предпринимателя) документ тем же способом, каким были поданы документы.
К примеру, если акт о ликвидации объекта НВОС организация подала через портал госуслуг, то и свидетельство о снятии объекта с учета она получит в электронном виде (п. 7 Рекомендаций оснятии с учета).
Однако если организация (предприниматель), на-пра-вившие документы в электронном виде, хотят получить свидетельство (об актуализации учетных сведений или о снятии объекта с учета) по почте, необходимо направить запрос об этом в орган Росприроднадзора (или исполнительный орган власти) (п. 2.11 Рекомендаций по актуализации, п. 9 Рекомендаций о снятии с учета). Форма для такого запроса не утверждена, соответственно, его можно составить в произвольной форме.
Какие критерии применять для постановки объектов НВОС на учет
Росприроднадзор уточнил порядок выбора объектов, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду, для целей постановки нагосударственный учет в своем письме от 20.04.2017 № АС-03-04-36/8244.
Перечни объектов, оказывающих НВОС при осуществлении деятельности и подлежащих федеральному государственному экологическому надзору, утвержденные приказами Минприроды России, составлены в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 31.03.2009 № 285. Указанный документ утратил силу (см. Постановление Правительства РФ от 08.05.2014 № 426).
Вместе с тем, на текущий момент критерии определения объектов, подпадающих под федеральный государственный экологический надзор, установлены Постановлением Правительства РФ от 28.08.2015 № 903.
В этой связи Росприроднадзор разъяснил, что при рассмотрении заявок о постановке объектов, оказывающих негативное воздействие наокружающую среду, на государственный учет целесообразно руководствоваться критериями, утвержденными Постановлением № 903.
При этом перечни объектов, оказывающих НВОС, утвержденные приказами Минприроды, планируется актуализировать на основании данных государственного реестра объектов НВОС.
Документы, представляемые организациями и предпринимателями для актуализации сведений об объектах НВОС
Ситуация
Документы, которые требуется представить
Замена организации или предпринимателя, осуществляющих деятельность на объекте НВОС
Документы о смене собственника (владельца):
— например, копия договора аренды (или выписка из него), выписка из ЕГРП;
— актуальные сведения об объекте НВОС и уровне негативного воздействия (если этот уровень изменился).
Документы подает новый собственник (владелец)
Изменение местонахождения объекта НВОС
Копия акта приема-передачи (при его наличии). Сведения об объекте НВОС и уровне негативного воздействия (если этот уровень изменился)
Изменение:
— наименования организации, адреса ее местонахождения;
— Ф.И.О. предпринимателя, его места жительства, реквизитов документа, удостоверяющего его личность
Документы:
— подтверждающие изменение наименования, адреса, места нахождения организации (например, выписка из ЕГРЮЛ);
— об изменении Ф.И.О. предпринимателя, места его жительства, реквизитов паспорта.
Актуальные сведения об объекте НВОС
Изменение характеристик технологических процессов основных производств, источников загрязнения окружающей среды
Актуальные сведения об объекте НВОС, включающие информацию об изменении технологических процессов и уровнях негативного воздействия объекта НВОС (в случае их изменения)
Изменение характеристик технических средств по обезвреживанию выбросов, сбросов загрязняющих веществ, технологий использования, обезвреживания и размещения отходов производства и потребления
Актуальные сведения об объекте НВОС, включающие информацию об изменении характеристик технических средств и уровнях негативного воздействия объекта НВОС
АКТУАЛИЗАЦИЯ
Смотреть что такое «АКТУАЛИЗАЦИЯ» в других словарях:
АКТУАЛИЗАЦИЯ — метод экономического расчета, заключающийся в сведении показателей будущего состояния к их значениям, приведенным к нынешним условиям. Такой метод обычно используется для обоснования решения об инвестициях. С одной стороны, это дает возможность… … Экономический словарь
АКТУАЛИЗАЦИЯ — (лат. actualis деятельный, действенный): 1) действие, направленное на приспособление чего либо к условиям данной ситуации; 2) в субъективно идеалистическом учении абсолютизация принципа деятельности и отождествление реальности с активностью… … Новейший философский словарь
АКТУАЛИЗАЦИЯ — (новолат.) осуществление; переход из состояния возможности в состояние действительности. Философский энциклопедический словарь. 2010 … Философская энциклопедия
актуализация — сущ., кол во синонимов: 2 • актуализирование (1) • самоактуализация (2) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов
актуализация — и, ж. actualisation f. 1836. Лексис. осуществление. Действие по знач. гл. актуализировать. БАС 2.|| лингв. Реализация потенциальных свойств языковых элементов в речи, приспособление их к требованиям данной речевой ситуации. Розенталь Сл. лингв.… … Исторический словарь галлицизмов русского языка
АКТУАЛИЗАЦИЯ — (от лат. actualis – действительный). Действие, заключающееся в извлечении усвоенного материала из долговременной или кратковременной памяти с целью последующего использования его при узнавании, припоминании, воспоминании или непосредственном… … Новый словарь методических терминов и понятий (теория и практика обучения языкам)
актуализация — действие, состоящее в извлечении усвоенного материала из памяти долговременной или кратковременной для последующего использования его при узнавании, припоминании, воспоминании или при непосредственном воспроизведении. Характеризуется различной… … Большая психологическая энциклопедия
актуализация — Комплекс мероприятий, проводимых с целью поддержания регламента или инструкции в рабочем состоянии на всех стадиях его жизненного цикла от разработки до изъятия из обращения. [РД 01.120.00 КТН 228 06] Тематики магистральный нефтепроводный… … Справочник технического переводчика
актуализация — aktualizavimas statusas T sritis švietimas apibrėžtis Ugdymo principas, reikalaujantis parodyti, kad svarstomas dalykas ar klausimas yra svarbus, reikšmingas konkrečiu atveju ar gyvenamuoju laikotarpiu veiksnys. atitikmenys: angl. actualization… … Enciklopedinis edukologijos žodynas
АКТУАЛИЗАЦИЯ — метод экономического расчета, заключающийся в приведении показателей будущего состояния к их нынешним значениям. Такой метод обычно используется для обоснования решения об инвестициях. С одной стороны, это дает возможность оценить величину… … Энциклопедический словарь экономики и права