на согласовании лмм что это
Как отправить документ на согласование¶
Согласовать документ можно непосредственно в Системе с помощью электронного согласования. Ответственный за подготовку документа специалист (исполнитель) запускает согласование из карточки документа.
Новое согласование¶
Чтобы начать согласование:
[1] В карточке документа в поле [Статус документа] выберите «На согласовании».
[2] Нажмите кнопку «Согласования».
[3] В открывшейся карточке «Согласования документа» нажмите кнопку «Новое согласование».
[4] Откроется карточка нового согласования.
Прикрепить документ для согласования¶
В первую очередь, добавьте документ или несколько документов, которые нужно согласовать. Сделать это можно следующими способами:
нажмите кнопку Загрузить и добавьте нужный файл с компьютера. Размер файла не должен быть больше 400 Мб.
нажмите кнопку Сформировать и выберите отчет. Отчет сформируется в файл, который автоматически добавится в согласование. Сформировать файл можно только если в карточке документа для этого есть шаблон.
Процесс преобразования отменить невозможно. Можно только удалить файл pdf и прикрепить его заново в формате .docx, odt.
Прикрепить документ для согласования ГПЗУ ¶
Если ГПЗУ был сформирован раздельным документом и состоит из нескольких частей, можно «склеить» эти части в единый документ и согласовать его.
Загрузите все части раздельного документа в окне «Новое согласование».
Чтобы задать порядок, в котором части документа будут расположены в едином файле .pdf дважды щелкните на цифру с номером справа от названия файла и введите новый порядковый номер.
Наименование первого файла будет присвоено единому сформированному документу .pdf
Если выполняется «склейка» текстовой части и чертежа ГПЗУ, то чертеж вставится в середину текстовой части
В едином согласованном документе штамп электронной подписи проставляется на чертеже и в текстовой части в поле «Подпись»
Нажмите кнопку Сформировать единый pdf и дождитесь окончания процесса формирования единого документа.
Какие файлы нельзя «склеить» в единый документ .pdf
два одинаковых основных документа ГПЗУ, например, текстовая часть ГПЗУ. Вместо формирования единого документа Система выдаст ошибку «Набор файлов содержит более 1 основного документа»
файлы, которые ранее уже проходили процесс «склеивания» для формирования единого .pdf. Если среди загруженных частей документа есть хотя бы один такой файл, то Система выдаст ошибку «Среди набора на объединение обнаружен файл, ранее проходивший процесс склейки. Пожалуйста, загрузите исходники и попробуйте снова»
Настроить параметры согласования¶
Новое согласование необходимо настроить.
Также можно выбрать готовый шаблон для согласования и не настраивать параметры вручную. (См. Как выбрать готовый шаблон для согласования )
В окне нового согласования можно:
Установить срок согласования. В поле [Длительность согласования (в днях)] вручную введите срок для согласования.
Разрешить выход из согласования. При настройке можно предусмотреть возможность выхода из согласования. Если это необходимо, то в поле [Разрешен выход из согласования] установите флажок.
Установить обязательность электронной подписи. Для лиц, которые визируют или утверждают документ можно настроить обязательное использование электронной подписи.
Чтобы это сделать, установите соответствующие флажки в поле [Обязательно использовать ЭП].
Настроить маршрут согласования¶
В таблице «Согласующие» настройте, в каком порядке и как будет проходить согласование.
Чтобы добавить согласующее лицо, нажмите «Добавить» и настройте для него следующие значения:
Если в списке отсутствует нужный специалист, значит для него не установлены соответствующие настройки. Чтобы предоставить право согласования обратитесь к администратору Системы.
Если согласование для некоторых специалистов не зависит друг от друга, и вы хотите, чтобы согласование шло параллельно, то установите для согласующих одинаковые порядковые номера.
Перед фамилией каждого согласующего лица можно увидеть иконку, которая соответствует роли лица в согласовании. Если согласующее лицо является подписантом (в столбце «Является подписантом» проставлена метка), то цвет иконки сменится с оранжевого на красный.
Для удобства можно сохранить настройки согласования и использовать их для согласования документов этого же типа. (См. Как сохранить настройки согласования )
Запустить согласование¶
Будет создано новое согласование со статусом «Открыто» и запустится первый круг cогласования.
Если для проекта документа уже было запущено согласование, то перед запуском нового согласования прошлое автоматически остановится. В появившемся окне вам потребуется указать причину остановки.
ЛММ, не что, а кто!
Многие(большинство) не знают что вообще такое ЛММ. По-этому я решил написать этот топик.
. Warning. В данном топике много копипасты из Вbкипедии
Летающий Макаронный Монстр (он же ЛММ) — Это божество Пастафарианской религии. Сама религия — пародия на религии, стёб над людьми которые верят в бога.
Большинство принципов религии являются пародиями на аргументы, высказываемые другими религиями.
Вот они:
Невидимый и неощутимый Летающий Макаронный Монстр создал Вселенную, начав с горы, деревьев и «карлика».
Все доказательства эволюции были преднамеренно встроены ЛММ. Он испытывает веру пастафарианцев, делая так, что вещи выглядят старше, чем на самом деле. «К примеру, учёный может произвести радиоуглеродный анализ артефакта. Он находит, что примерно 75 % углерода-14 трансформировались в процессе эмиссии электронов, и, исходя из этого, делает вывод о том, что возраст артефакта примерно 10 000 лет, так как период полураспада углерода-14 составляет 5 730 лет. Но наш учёный не осознаёт, что каждый раз, когда он производит измерение, Летающий Макаронный Монстр изменяет результаты Своей Макароннейшей Десницей. У нас есть множество тестов, показывающих, как это возможно и зачем Он это делает. Он, конечно же, невидим и с лёгкостью проходит сквозь материю».
Пастафарианский рай включает, по меньшей мере, один пивной вулкан и одну фабрику стриптиза.
«Раминь» — официальное окончание молитв, некоторых частей Евангелия от ЛММ и т. п. и является комбинацией слова «Аминь» (используемого в христианстве, иудаизме и исламе) и «рамэн» — японский суп с лапшой. Это слово обычно пишется с заглавных «Р» и «А», хотя допускается и написание с одной заглавной «Р».
Согласно пастафарианской системе верований, пираты — «абсолютные божественные создания» и первоначальные пастафарианцы. Их изображение как «воров и отщепенцев» — дезинформация. На самом деле, говорят пастафарианцы, они были «миролюбивыми исследователями и распространителями доброй воли», раздающими конфеты детям(О_О).
«глобальное потепление, землетрясения, ураганы и другие природные катастрофы — прямое следствие сокращения количества пиратов с 1800 г.».
upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/e6/PiratesVsTemp.svg Не вставляется Т_Т
что с сокращением количества пиратов глобальная температура повышается. Взаимосвязь пиратов с потеплением подтверждается тем, что, как только увеличилось количество Сомалийских пиратов, была провалена конференция по потеплению. Очевидно, что статистически связанные вещи, тем не менее, не обязательно связаны причинно-следственными зависимостями.
Восемь «Лучше бы ты этого не делал» это все то же пародия на ветхозаветные десять заповедей. Согласно пастафарианству, они были даны Пирату Мосею (ЛММ-эквивалент библейского Моисея) самим Летающим Макаронным Монстром. Изначально их было десять, но две таблицы упали «по дороге с горы». Сам Мосей называл их «Заповедями» (Commandments), а его пиратская шайка — «Приправами» (Condiments). Отсутствие двух «Лучше бы ты этого не делал» предположительно частично объясняет шаткие пастафарианские моральные стандарты. Вот собственно они:
1. Лучше бы ты не вёл себя как самовлюблённый осёл и святоша, когда проповедуешь Мою макаронную благодать. Если другие люди не верят в Меня, в этом нет ничего страшного. Я не настолько самовлюблён, честно. Кроме того, речь идёт не об этих людях, так что не будем отвлекаться.
2. Лучше бы ты не оправдывал Моим именем угнетение, порабощение, шинкование или экономическую эксплуатацию других, ну и сам понимаешь, вообще мерзкое отношение к окружающим. Я не требую жертв, чистота обязательна для питьевой воды, а не для людей.
3. Лучше бы ты не судил людей по их внешнему виду, одежде, или по тому, как они говорят. Веди себя хорошо, ладно? Ах да, и вбей это в свою тупую башку: Женщина — это личность. Мужчина — это личность. А зануда — это всегда зануда. Никто из людей не лучше других, за исключением умения модно одеваться — извини уж, но Я одарил в этом смысле только женщин и лишь кое-кого из парней — тех, кто отличает пурпурный от пунцового.
4. Лучше бы ты не позволял себе действий, неприемлемых для тебя самого или твоего добровольного и искреннего партнёра (достигшего допустимого возраста и душевной зрелости). Всем несогласным предлагаю идти лесом, если только они не считают это оскорбительным. В таком случае они могут для разнообразия выключить телевизор и пойти прогуляться.
5. Лучше бы ты не боролся с фанатическими, женоненавистническими и другими злобными идеями окружающих на пустой желудок. Поешь, а потом иди к этим сволочам.
6. Лучше бы ты не тратил уйму денег на постройку церквей, храмов, мечетей, усыпальниц во имя прославления Моей макаронной благодати, ведь эти деньги лучше потратить — выбирай, на что:
1)на прекращение бедности
2)на излечение болезней
3)на мирную жизнь, страстную любовь, и снижение стоимости Интернета.
Пускай Я и сложноуглеводное всеведущее создание, но Я люблю простые радости жизни. Кому, как не мне знать? Ведь это Я всё создал.
7. Лучше бы ты не рассказывал всем окружающим, как Я говорил с тобой. Ты не настолько всем интересен. Хватит думать только о себе. И помни, что Я попросил тебя любить своего ближнего, неужели не дошло?
8. Лучше бы ты не поступал с другими так, как хочешь, чтобы поступили с тобой, если речь заходит об огромном количестве латекса или вазелина. Но если другому человеку это тоже нравится, то (следуя четвёртой заповеди) делай это, снимай на фото, только ради всего святого — надевай презерватив! Ведь это всего лишь кусок резины. Если бы Я не хотел, чтобы ты получал удовольствие от самого процесса, Я бы предусмотрел шипы или ещё что-нибудь в этом роде.
Новости связанные с ЛММ:
Церковь ЛММ не избежала раскола — появилась реформаторская церковь ЛММ.
В 2010 г. в одном из ЖЖ-сообществ, посвященных Пастафарианству, появился незаконченный перевод Евангелия Летающего Макаронного Монстра на русский язык.
Система согласования. Как мы велосипед изобретали
Продолжаем рассказывать о том, как мы улучшаем жизнь не только нашим клиентам и партнерам, но и сотрудникам компании. Речь пойдет о внедрении системы согласования. Сознательно не указал согласования “чего”, так как в дальнейшем станет понятно, что чисто теоретически, согласования “всего”.
Размышления о системе согласований
Изначально в нашей компании, как и во многих других, в которых мне пришлось поработать, а также в которых был “гостем” или просто наслышан от своих знакомых, согласование договоров велось (и на момент написания статьи пока еще ведется), посредством обычной переписки в почте. Естественно это устраивает компании с небольшим количеством персонала и контрагентов. Нет особой необходимости придумывать и внедрять системы из-за подписания одного-двух договоров в месяц (а то и год) с единолично принимающим о подписывании решении генеральным директором. Аналогичная ситуация наблюдалась и с оплатой счетов. Каждый сотрудник, который взаимодействует с контрагентами и которому необходимо что-то оплатить, запрашивает счет и по почте отправляет в бухгалтерию с просьбой “оплатить”. При этом, далеко не всегда бухгалтерия оплачивает счета без предварительного согласования оплаты с непосредственным руководителем сотрудника и/или руководством компании. При определенных условиях цепочка согласований может “укорачиваться” или наоборот “удлиняться”.
Пока сотрудников не много и каждый знает всех своих коллег, кто кем является и кто кому руководитель — особых проблем не возникает. В ручном режиме и при определенных условиях заявки на оплату проходят согласования в режиме переписки и оплачиваются (либо отклоняются). Но наша компания растет и с определенного момента мы перешли ту незримую черту, после которой необходимо задуматься об автоматизации данных процессов и о необходимости внедрения чего-то нового.
Наши хотелки
У нас были свои минимальные требования к системе:
Не могу сказать, что системы плохие. На самом деле почти все системы позволяют выполнить основные наши “хотелки” и даже больше, чем нам нужно. Но, как обычно, дьявол кроется в деталях.
В первую очередь — интерфейс. Не привыкли мы пользоваться интерфейсом в стиле “1С”. Нам нужен простой, интуитивно-понятный интерфейс, в котором мы будем производить минимум действий для получения максимального результата (а кто же так не хочет?).
Во вторую очередь — цена (одномоментно заплаченная и затем стоимость владения продуктом в целом). Нам далеко не все нужно в системах, которые предлагаются из коробки. Но при этом платить приходится сразу за все. А так как сейчас многие переходят на систему подписки, то платить приходится постоянно и сумма, как обычно, зависит от множества условий (кол-во пользователей/подключений, возможности работы в облаке, дополнительные опции, модули и т.п.). А “соскочить” с системы, если вдруг цена перестала устраивать — проблематично.
В-третьих — нет возможности “управлять” своими «хотелками».
Реализация
Не буду долго расписывать, как и почему в итоге мы остановились на решении “придумать велосипед” и написать свою систему электронного документооборота. Решение принято — нужно делать. Мы уже прошли болезнь попытки реализовать продукт без требований, поэтому первично стартовал процесс написания ТЗ и его согласования. Благо перед глазами у нас были примеры реализаций, поэтому формирование прошло довольно безболезненно.
Единственное, над чем пришлось нам поломать копья — это в процессе разработки архитектуры не поддаться на соблазн удовлетворить требования “как есть”, в ущерб гибкости и дальнейшему удобству эксплуатации. Соблазн был велик, особенно у основного заказчика, так как срок реализации и внедрения сокращался бы в 2 раза. Но нам удалось убедить и руководство, и себя, что “лучше день потерять, потом за 5 минут долететь”. И считаю, что мы сделали правильный выбор.
Лучше день потерять, потом за 5 минут долететь.
Не обошлось конечно и без «курьезов».
В итоге мы нашли компромисс — архитектуру решения и реализацию воркфлоу оставили древовидной, а вот использование с точки зрения конфигурирования закрепили на уровне “договоренности”. И правильно сделали. Так как уже сейчас, при анализе задач, связанных с запуском новых типов согласований стало ясно, что на некоторых этапах, для специфических типов заявок, нам необходимо предоставить возможность выбора согласующему различных действий.
Теперь немного о нашем “ноу-хау” (по крайней мере мы в это верим). Чтобы добиться линейности и при этом возможности использовать один воркфлоу для одной схемы согласования (под схемой я имею ввиду сущности, для согласования которых требуется вовлеченность и порядок разных ролей — договор, счет на оплату и т.п.), мы продумали и реализовали механизм условий пропуска очередного этапа (-ов) согласования. В формировании условий мы можем использовать любую сущность карточки согласования и сравнить ее с “чем-либо”.
К примеру, есть у нас следующие сущности: Инициатор, Cумма, Валюта, Контрагент. И нам нужно, чтобы при сумме, меньшей 100 000 руб. не проходило согласование через сотрудника A, при валютных платежах, обязательно подключался к согласованию B, а в случае, если инициатором является сотрудник C, необходимо дополнительное согласование сотрудника D. При этом под сотрудниками мы подразумеваем как отдельных лиц, так и определенную группу. Для реализации этих моментов мы добавляем все точки согласования “в линию”. Т.е.: Инициатор->A->B->D->…
Почему указаны в скобках переходы? Потому что условия могут выполняться в комплексе и “под капотом”, если у нас формируется условие на переход в точку согласования, мы автоматически генерируем еще системный переход, который “обходит” данную точку (вот тут нам помогла наша древовидная архитектура воркфлоу и не пришлось ничего “костылить”).
Ну и немного дегтя в бочку меда. У нас не дошли руки до реализации конфигурируемого механизма управления оповещениями. Хотя изначально его закладывали в архитектуру проекта. Как обычно, для ускорения процесса запуска пришлось немного “временно захардкодить”, и на текущий момент данный хардкод остался. А идея была в том, чтобы создать механизм, аналогичный jira, который позволяет создать свою схему нотификаций, в которой можно задавать триггеры(события) и связывать их с группами или конкретными сотрудниками и иметь возможность ее “привязать” к любому типу заявки.
Для ускорения процесса запуска пришлось немного «временно захардкодить».
Интерфейсы
Немного интерфейсов нашей системы, чтобы было понимание, о чем вообще шла речь
Дашборд
Первое, что видит пользователь системы при ее открытии (если не учитывать процесс аутентификации) – это дашборд. В нем отображаются только активные (незавершенные) согласования. При этом заявки разделены на 2 сегмента:
Создание новой заявки
Интерфейс создания новой заявки может иметь представление (количество и расположение элементов) совершенно любое. Здесь представлен простой интерфейс, который демонстрирует возможность ввода чисел, выбор из списка, флаг (чек-бокс), дата, аттачи.
Единственное, на что можно обратить внимание, это опция “Создать еще”. При ее активации, после создания текущей заявки, мы попадаем не в дашборд или в карточку только что созданной заявки, а сразу открывается форма создания новой заявки того же типа, что и только что созданная. Реализовано было по просьбе наших сотрудников, которым приходится “пачками” создавать однотипные заявки.
Этап согласования
Данный интерфейс не сильно отличается от формы создания заявки. Но имеет ряд принципиальных функциональных особенностей:
Так как в данном случае это Контрагент, то элемент справочника у нас содержит два реквизита – Наименование и ИНН. После создания пользователь может сразу выбрать данный элемент из выпадающего списка.
Поиск
В поиске заявок сверху отображается набор свойств, по значениям которых нужно осуществить выборку. Наборы конфигурируемы каждым пользователем под свои нужды с возможностью быстрого переключения между ними.
Администрирование бизнес-процесса
В рамках управления бизнес-процессом мы можем создавать любое количество точек маршрута и указывать переходы. Вследствие чего формируется граф переходов. И для каждой точки согласования мы можем задавать:
Согласующие
Во вкладке “Согласующие” можно добавить группы, добавленные пользователи в которые могут осуществлять процесс согласования в данной точке бизнес-процесса.
Разрешения на действия
На разрешениях можно остановиться чуть подробней. Для ограничения действий согласующими, связанных с изменением значений полей (сущностей) в заявке, введен механизм разрешений. На текущий момент у нас введено 4 разрешения:
Хоть и немного притянуто за уши, но к примеру, это может понадобиться в том случае, если у вас существует отдельная позиция “проверяльщик корректности заполнения суммы”, то дать ему возможность менять в заявке только сумму и ничего более.
Условия пропуска
Условия пропуска я описывал выше. Функциональность нужна для формирования единого линейного бизнес-процесса для всех пользователей системы, и при этом осуществлять движение заявки по маршруту разными путями, в зависимости от заданного условия и без участия пользователя.
На скрине подготавливается настройка, которая позволит пропустить данную точку маршрута в случае, если инициатор находится в определенных группах и при этом Валюта эквивалентна Российскому рублю.
Вместо заключения
На текущий момент в нашей компании запущен всего один тип согласования. Но при гибкости настройки, которая заложена в системе, мы имеем инструментарий, позволяющий осуществить конфигурирование любых карточек заявок, где можно указать любое количество полей, любое представление карточки заявки и любой маршрут согласования с различными условиями.
Единственное, что требуется – это поработать аналитику над сбором требований и затем переложить их в систему посредством интерфейса администрирования. Чем мы сейчас и занимаемся.
Продукт жив, периодически мы вносим изменения по требованию наших сотрудников, в следствие чего его мощь и удобство использования растет, а внедряемые функции выполняют ту задачу, которая стоит перед нашим бизнесом, и мы всегда можем с уверенностью сказать, что запрашиваемая функциональность будет внедрена в случае, если это вообще возможно.
Электронное согласование документов и договоров
Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.
Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.
Как согласовать?
Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.
Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.
После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.
Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.
Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:
Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.
Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке
Согласование документов в системе ЭДО Диадок
Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.
Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.
Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.
В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:
Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:
Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.
Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок
В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:
Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:
Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.
Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок
Плюсы согласования
Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:
После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.
Вопрос-ответ
В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?
Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.
Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?
В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.