настраиваемые шаблоны office что это
Создание шаблона документа в Microsoft Word
Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.
Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.
Что такое шаблоны в Ворде
Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.
В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.
Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.
Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.
Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.
Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.
Создание собственного шаблона
Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.
Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.
И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).
Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.
Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.
После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.
1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).
2. Выберите пункт “Сохранить как”.
3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:
4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.
5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.
Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона
1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.
Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.
2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.
Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.
3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).
Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.
- Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.
4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.
5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.
6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.
7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.
Добавление стандартных блоков к шаблону
Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.
Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.
1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.
2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.
3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.
Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).
Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.
Добавление элементов управления содержимым к шаблону
В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.
Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.
1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).
2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.
3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.
4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.
Добавление элементов управления содержанием
1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.
Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:
Добавление пояснительного текста к шаблону
Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.
1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).
2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.
Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.
3. Измените, отформатируйте замещающий текст.
4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.
5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.
На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.
Помимо этой статьи, на сайте еще 12482 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Microsoft Word: шаблоны (templates)
Содержание
Введение
Основополагающим фактором, предопределившим углубленное изучение мной Word и VBA, стало открытие одного из предустановленных в Word 2.0 шаблонов. Его работа, позволяющая безошибочно произвести заполнение и форматирование сложного документа, произвела на меня неизгладимое впечатление. Именно с тех пор возник интерес и желание полностью понять, как это устроено и для чего им можно воспользоваться. Несколько десятилетий повседневного всестороннего применения позволяют говорить, что именно данная тема известна мне примерно на 95–99%. Вдумчивое изучение с практической реализацией перечисленного может приблизить к этому уровню большинство пользователей.
Назначение
Шаблоны являются одним из самых мощных механизмов, встроенных в Microsoft Word, направленных на унификацию и автоматизацию работы.
Изначально, некий условный шаблон (набор характеристик) вшит в среду, а при любом изменении параметров по умолчанию, создается файл Normal.dot(m/x), куда и помещается все необходимое. Если его удалить, то возникнет та же совокупность условий, которая была при первичной установке Word.
Немаловажным моментом является то, что клавиатурное сочетание Ctrl+N по-прежнему создает новый документ на основе шаблона Normal, минуя диалоги.
Что хранится в шаблоне?
Шаблон имеет множество предназначений и содержит (или может содержать) несколько ключевых информационных элементов. Прежде чем приступать разбору, хотелось бы пояснить, что при создании документа с шаблона снимается «цифровой слепок» полностью соответствующий оригиналу. Ну, почти. Связь с шаблоном рвется не полностью, так как в нем по умолчанию остаются «на хранение» макросы и глоссарий (автотекст), доступные из каждого дочернего файла. Кроме того, шаблон можно настроить в качестве источника обновления стилей.
Отсюда возникает конкретизация: что копируется из шаблона при создании документа?
Во-первых, файл уже содержит документ, даже если кажется, что он пуст. На самом деле в нем уже создан раздел и настроены все параметры его страниц. Раздел содержит, как минимум, один пустой абзац.
Во-вторых, мы можем заранее его заполнить содержимым любой степени сложности.
В-третьих, из шаблона будет перенесен список стилей. И, как уже сказано, их обновление можно настроить на автоматический режим.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Примеры вариантов шаблонов
Раздел создан исключительно с целью привести конкретику и, так сказать, немного спустить тему на землю. Речь идет лишь о взгляде с позиции применения результирующего текста или процесса работы. То есть того, что мы увидим, если документ распечатаем.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступность
Во-первых, любой шаблон, размещенный в папке по умолчанию, доступен всегда. Но обращение к нему будет происходить только из файлов, созданных на его основе. Исключением является шаблон Normal.dot*,
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Учитывая всю совокупность перечисленных закономерностей, можно построить разные схемы, удобные по обстоятельствам. Если при этом не учесть возможные противоречия, связанные с порядком поиска файла шаблона, неизбежны сбои. Отсюда вытекает вывод о необходимости стремления к простым и очевидным решениям. Лучшим из них будет подчинение рекомендациям текстового редактора («Настраиваемые шаблоны Office») и хранение резервных копий вне папок с документами (хотя бы убирать в подпапку).
Размещение
Вопрос имеет под собой два основания: 1) чтобы скопировать шаблон, нужно зайти в соответствующую папку; 2) создать документ из шаблона естественным путем получится только если он расположен в «правильном» месте.
Итак, папка с шаблоном по умолчанию (Normal.dot*) изменилась в процессе развития программы. Было:
C:\Documents and Settings\[Имя профиля]\Application Data\Microsoft\Templates\
В среде русскоязычной версии Windows вы увидите «Пользователи» вместо «Users» (папка все равно называется «Users») и «Шаблоны» вместо «Templates» и не получите доступа к папке параметров приложения, которая является скрытой и по умолчанию не отображается. Вместо включения показа скрытых файлов, рекомендуется воспользоваться файловым менеджером, например, FAR.
Еще одно замечание. Папка с именем профиля будет называться так, как оно было сформулировано при создании. После этого профиль может быть неоднократно переименован, но имя обсуждаемой папки сохранится в первозданном виде! Чтобы его быстро понять, можно зайти в Проводнике в любую подпапку, например, Документов и активировать адресную строку, которая тогда будет отражать полный текущий путь.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Кроме указанного места, существует папка для хранения личных шаблонов (шаблоны пользователя), куда следует помещать всё, что вы создаете, так как именно она открывается при запросе в диалоге создания новых файлов с указанием типа шаблона «Личные», стандартно размещаемая в
Documents\Настраиваемые шаблоны Office\.
Естественно, могут быть случаи, когда вы захотите сохранить шаблон отдельно, например, в папке проекта, для работы с которым он предназначен. Но его будет не совсем удобно использовать для создания новых файлов.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Перенос шаблона из предыдущих версий
В версиях до 2007 главный шаблон назывался Normal.dot и имел принципиально другую структуру. Затем он был переименован в Normal.dotm, где последняя буква означает возможность сохранения макросов (программ на языке VBA) или обычный Normal.dotx — без макросов. Естественным образом возникает задача переноса наработанных ранее материалов. Причем ее актуальность с годами отнюдь не сводится к нулю.
Простейшим способом будет следующий алгоритм.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Использование
В зависимости от решаемой ситуации, роль шаблона может быть различной. Так как выполнение этих ролей зависит от порядка работы (задействования), ряд моментов мы обсудим более подробно.
Создание и редактирование шаблона
Прежде чем использовать шаблон, его нужно создать, что понятно. Гораздо менее очевидно, что его нужно очень тщательно продумать, ибо исправить некоторые основополагающие вещи в уже созданных на основе шаблона документах будет очень непросто или невозможно.
По своей сущности, шаблон первично сам является документом. Именно отсюда и вытекает способ его создания — из нового документа, который следует сохранить, присвоив ему в диалоге один из типов:
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Создание документа из шаблона
Данное действие означает, что будет создан новый документ, содержащий текст, оформление страниц и колонтитулов, а также набор стилей, присутствующих в шаблоне. Кроме того, при открытии такого файла, автоматически дополнительно открывается (подключается) его шаблон с предоставлением пользователю доступа к содержанию последнего (автотекст, макросы).
Для Word 2016 запуск осуществляется через вкладку ленты Файл.
Надпись «К сожалению, нам не удалось загрузить популярные шаблоны, поэтому они сейчас не отображаются.» выводится в связи с автономностью работы. Устранить этот сбой можно нажатием на надписи «Автономная работа», в результате чего вы увидите перечень стандартных шаблонов.
Наконец, пункт «ЛИЧНЫЕ» предоставляет доступ к созданию файлов из набора пользовательских шаблонов.
Для Word 2003 
Подключение шаблона к существующему документу
Доступ к настройке присоединенного шаблона в Word 2016
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Для осуществления работы нужно четко понимать вопрос размещения шаблонов в файловой системе, так как вам откроется та папка, где располагается текущий шаблон. Искать тот, который вам нужен, придется самостоятельно.
Для Word 2003
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Обновление стилей
Как уже сказано выше, за это отвечает флажок «Автоматически обновлять стили» диалога «Шаблоны и надстройки». Разберем чуть подробнее, что происходит.
Ключевым моментом является установка флажка и последующее сохранение документа, без чего механизмы работать не будут. Эта очевидная процедура является источником критических ошибок: флажок пометили, но документ не сохранили и при закрытии он исчез. Винить в этом можно только себя.
При повторном открытии документа Word считает имя шаблона и откроет его (если найдет). Далее будет обнаружена настройка автообновления стилей и произойдет полное сравнение стилей шаблона со стилями документа. В случае обнаружения любого расхождения, в стиль документа будет внесена корректировка, так, чтобы он соответствовал шаблону.
Обобщение
Поскольку ситуация при описании почти всегда имеет множество решений, сборное краткое резюмирование выглядит разумным. Своего рода ответ на вопрос: «А как сделать то-то. »?
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Внедрение шаблона
После создания и отладки шаблона, его нужно внедрить. Все примитивно, когда он создан для личного использования, так как вы его сделали для облегчения своего труда, вам и наслаждаться преимуществами технологии.
Но все становится намного сложнее, если пользователем (пусть и единственным) шаблона окажется другой человек. В достаточно большом числе случаев он будет всем недоволен, а в основу этого ляжет невозможность самостоятельного исправления. Если же вы предоставите человеку такую возможность, то ему все будет крайне неудобно, и неаккуратность вкупе с размножением собственных ошибок может вызвать самую бурную реакцию. Я не отговариваю, а всего лишь информирую о крайне вероятных событиях, чтобы вы были к этому готовы и сделали все возможное, чтобы такого не случилось.
А вот в этом месте я хочу высказать дополнительное предостережение.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Защита шаблона
Еще раз обращаю, что интерфейс там имеется только на английском языке.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Недостатки и достоинства работы с шаблонами
Поскольку всё должно быть обосновано, и всё имеет свою цену, необходимо принимать взвешенные решения опираясь на понятные аргументы. Перечни будут формироваться постепенно.
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!
Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!