нотация workflow что это
Нотации моделирования бизнес-процессов
Нотация IDEF0
Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT. Методология IDEF0 — это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции (на рисунке представлена графическая диаграмма в нотации IDEF0 — пример реализован в системе Business Studio, которая включает в себя функции программы для построения IDEF0). Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой. Особенностью нотации является:
Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотацию Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.
Подробнее о нотации IDEF0
С методологией SADT можно подробно ознакомиться в монографии Дэвида А. Марка и Клемента МакГоуэна «Методология структурного анализа и проектирования SADT».
Нотация Процесс (Basic Flowchart в Visio)
Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Используются графические элементы: событие, процесс, решение, два типа стрелок — стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов».
Нотация Процесс поддерживает декомпозицию на подпроцессы.
Нотацию Процесс можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.
Нотация Процедура (Cross-Functional Flowchart в Visio)
Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы — исполнителей действий процесса.
Нотация Процедура поддерживает декомпозицию на подпроцессы.
Нотацию Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.
Нотация BPMN 2.0
Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Особенностью нотации BPMN 2.0, появившейся в качестве стандарта моделирования в 2011 году, является то, что она предназначена как для моделирования бизнес-процессов, так и для их исполнения. Она доступна для понимания и удобна как бизнес-аналитикам, так и разработчикам, которые занимаются автоматизацией исполнения процессов. Для экспорта схемы процесса в BPMS-систему в Business Studio используется стандарт XPDL.
В Business Studio представлено 2 типа диаграмм BPMN 2.0 — диаграммы процессов и диаграммы взаимодействия процессов. Используются следующие графические элементы: процессы, события, шлюзы; 3 типа стрелок: поток управления, поток сообщений, ассоциации; объекты: документы, информация, сообщения, базы данных. Важно, что в Business Studio все элементы диаграмм BPMN являются объектами репозитория.
В Business Studio в нотации BPMN можно строить иерархическое дерево процессов, т.е. поддерживается декомпозиция.
Для процесса BPMN можно автоматически сформировать регламент и другие отчеты, эта нотация применяется преимущественно для описания процессов нижнего уровня, особенно со сложной логикой исполнения.
Нотация EPC (Event-Driven Process Chain)
Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Диаграмма, описанная в нотации EPC (событийная цепочка процессов), представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её. В нотации EPC ветвление стрелок осуществляется с использованием операторов.
Нотация EPC поддерживает декомпозицию на более низкие уровни. Диаграмма декомпозируемой функции EPC может быть описана только в нотациях EPC или BPMN 2.0.
Нотацию EPC можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.
Современная workflow-система. Возможности, инструменты, Value Stream
Компании несут убытки из-за неэффективности рабочих процессов. До появления необходимого ПО люди организовывали, контролировали и стандартизировали этапы работы вручную. Даже сегодня компании часто ведут документацию и отчетность на бумажных носителях. Однако новые бизнес-технологии помогают ускорить процессы и повысить их эффективность. Одним из этапов цифровой трансформации компании может стать внедрение системы Workflow. Далее расскажем про современные модификации таких систем, а также поговорим о перспективах развития технологии в рамках ITIL 4.
Это технология управления и автоматизации, при которой потоки работ организованы в последовательность шагов в соответствии с набором правил. Она направлена на организацию повседневных задач персонала. Система Workflow координирует рутинные процедуры, упрощает и ускоряет их выполнение. При этом фокус направлен на роль конкретных людей и автоматизацию их действий на каждом этапе бизнес-процесса. Workflow — удобный инструмент для координации работы отделов, когда нужно четко определить, кто, что и когда должен сделать.
Концепция появилась в 1990-х параллельно с развитием идеи об управлении бизнес-процессами (Business Process Management, BPM). Однако не стоит их путать. BPM — комплексный подход, который концентрируется на стратегических задачах, в то время как Workflow направлена на решение задач тактических. Управление бизнес-процессами работает над всей цепочкой взаимодействия с клиентом, а не только над отдельными этапами и видами процедур. Поэтому внедрение BPM требует более сложных изменений, чем Workflow.
Возможности workflow-систем
По мере того как компании становятся более ориентированными на клиентов, цифровая трансформация бизнес-процессов становится необходимостью. Независимо от сложности каждая система Workflow должна поддерживать 3 главных типа функций.
Создание и модификация workflow-процессов. В системе должны быть конкретные инструменты для их моделирования и изменения. Также важно реализовывать принцип If This Then That («если это, тогда то»), чтобы понимать, при каких условиях предпринимаются следующие шаги.
Реализация workflow-процессов. К этой функции относится маршрутизация документов (их перемещение исполнителю и сбор информации об их статусе); управление задачами (их создание и назначение ответственному лицу); управление состояниями (контроль за изменениями, которые вызвал процесс) и уведомление о событиях.
Мониторинг workflow-процессов. Система должна быть прозрачной, чтобы пользователи могли отслеживать состояние запущенных процессов и вносить в них изменения. Также в ней должны быть инструменты для формирования единых отчетов.
В дополнение к этим основным функциям, системы Workflow могут взаимодействовать с популярными пакетами офисных приложений, интегрироваться с системами управления контентом и другим корпоративным ПО. Также они должны обеспечивать конфиденциальность данных. Комплексные системы Workflow помогают организациям соблюдать отраслевые и правительственные правила, например о хранении информации или водяных знаках.
Low Code и No Code Workflow
По мере того как организации переживают цифровую трансформацию, их главным приоритетом становится модернизация процессов. Пользователям без опыта в разработке нужно быть гибкими, чтобы настраивать и модифицировать процессы для удовлетворения быстро меняющихся потребностей рынка. Речь идет не столько о работе со сложными схемами и диаграммами рабочих процессов, сколько об ускорении небольших, но трудоемких повседневных задач. Повсеместная диджитализация привела к появлению систем Low Code Workflow. В них заложены готовые сценарии и шаблоны, которые адаптированы к каждому типу рабочих процессов. Это требует от сотрудников минимальных технических навыков. Еще более прогрессивная концепция — системы No Code. Их разработали для того, чтобы пользователи без знаний в ИТ автоматизировали процессы и повышали эффективность за счет экономии на масштабе. Системы Low Code и No Code позволяют своевременно реагировать на постоянно меняющуюся рыночную среду, быстро создавая и корректируя рабочие процессы.
Система Workflow на практике
Workflow-процессы состоят из ряда последовательных действий, таких как создание новых записей, уведомление пользователей или выполнение определенных сценариев. Каждая система Workflow — это интерфейс для создания и изменения рабочих процессов путем добавления и соединения между собой отдельных операций. Это своеобразный графический редактор, который изображает систему workflow-процессов в виде блок-схемы. Операции представляют собой поля с дополнительной информацией, а переходы от одного действия к другому обозначены линиями. У пользователей системы может быть разный уровень доступа. Одни могут только создавать новые workflow-процессы, у других есть также возможность изменять и удалять их.
Workflow-система позволяет настроить такие параметры, как область применения каждого процесса, условия его запуска, расписание, входные данные и временные метрики. Также она содержит данные об авторе workflow-процесса и историю действий по каждому из них.
Современные workflow-системы: новый этап эволюции управления услугами
ITIL 4, последняя версия библиотеки лучших практик управления ИТ-услугами, была выпущена в 2019 году. Один из основных компонентов ее фреймворка — это сервисная система создания ценности (Service Value System, SVS). Ее основная идея заключается в том, что все процессы в организации направлены на достижение одной главной цели: предоставить ценный продукт конечному потребителю. Основа SVS — это цепочка создания ценности (Service Value Chain, SVC). Эта операционная модель объединяет различные виды деятельности для предоставления услуг. Их можно комбинировать разными способами, что позволяет создавать гибкие потоки создания ценности (Value Stream, VS). Правильно настроенная workflow-система может в этом помочь.
Для того чтобы конечный потребитель получил максимально качественную услугу или продукт, каждому участнику процесса необходимо полностью видеть свою роль и обязанности в потоке создании ценности. Это помогает сотрудникам оперативно решать свои задачи и вносить свой вклад в создание ценности.
Большинство workflow-систем построены по схожему принципу: пользователи могут сформировать процесс, связанный, например, только с инцидентом или же только с проблемой. Несмотря на это, сквозной поток создания ценности можно реализовать с помощью бизнес-правил и запуска Workflow по связанным сущностям. При этом участники процесса благодаря связям ITSM-объектов могут ориентироваться в сквозном потоке и осознавать распределение обязанностей.
Преимущества использования систем Workflow
Согласно исследованию McKinsey, в 2020 году автоматизацией занялось две трети опрошенных компаний по сравнению с 57% двумя годами ранее. Организации, которые включают внедрение workflow-системы в список своих приоритетов, видят следующие позитивные изменения.
Для достижения всех этих целей и удовлетворения других потребностей организаций разработано множество различных систем Workflow (Low Code, No Code). Область управления услугами постоянно меняется и развивается, и сегодня перед workflow-системами стоит новая задача — стать частью потока создания ценности.
4.6.1. Нотации типа Work Flow
4.6.1. Нотации типа Work Flow
На рис. 4.6.1 показаны основные элементы, которые используются практически во всех современных нотациях Work Flow. Можно выделить пять основных:
2. Операторы логики (по-другому их называют: блоки решения, ветвления/развилки, шлюзы/гейтвеи[93]).
3. Операции процесса.
4. Стрелки типа «Связь предшествования».
5. Стрелки типа «Поток объектов».
События служат для определения границ процесса. Они могут указывать на его начало и завершение. Кроме того, возможны промежуточные события, возникающие по ходу выполнения процесса. Примеры именования событий: «Поступила заявка клиента на отгрузку продукции», «Утвержден план проекта», «Подписана накладная», «8.00 понедельника» и т. п. Как видно на рис. 4.6.1, в различных нотациях события показаны при помощи разных условных обозначений. Особняком стоит BPMN 2.0[94] (см., например, [9]). В рамках этой нотации внутри графического элемента «Событие» могут присутствовать различные маркеры: таймер, сообщение, триггер и т. д.
Рис. 4.6.1. Основные элементы нотации Work Flow
Операторы логики служат для описания ситуаций, связанных с ветвлением процесса. Оно может произойти по разным причинам (например, принятие решения, проверка условия). Операторы логики бывают трех типов[95]: логическое «И», логическое исключающее «ИЛИ», логическое неисключающее «ИЛИ».
На рис. 4.6.2 приведен пример использования операторов логики при построении схемы типа Work Flow (графические обозначения операторов логики на схеме условные).
Рис. 4.6.2. Использование операторов логики
При использовании логического оператора «И» (ситуация 1) после операции 1 выполняются операция 2 и операция 3.
При использовании логического оператора исключающее «ИЛИ» (ситуация 2) после операции 1 выполняется одна из двух операций – 2 или 3.
При использовании логического оператора неисключающее «ИЛИ» (ситуация 3) после операции 1 выполняется операция 2, либо операция 3, либо операции 2 и 3.
Условные обозначения для операций процесса (задач, действий, функций) выглядят практически одинаково во всех нотациях типа Work Flow.
Важный элемент схемы Work Flow – связи. Они представлены при помощи стрелок определенного вида. Первый тип – стрелки «Связь предшествования». Без них построение модели типа Work Flow невозможно. Стрелка «Связь предшествования», связывающая две операции, показывает, что вторая операция начинает выполняться только после завершения первой. Можно сказать, что стрелки «Связь предшествования» демонстрируют развертку процесса во времени.
Стрелки «Поток объектов» используются на схемах типа Work Flow для описания потоков документов и информации[96].
За счет использования событий, операторов логики и стрелок «Связь предшествования» на схеме Work Flow можно показать сложную логику выполнения процесса во времени.
В следующих разделах рассмотрим наиболее известные нотации моделирования.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Анализ смешанного типа
Анализ смешанного типа Многие менеджеры неохотно применяют количественные методы из-за их ограниченных возможностей.По мнению таких менеджеров, подобные модели не могут полностью использовать весь объем накопленных ими знаний.Все больше растет признание
Анализ смешанного типа
Анализ смешанного типа Многие менеджеры неохотно применяют количественные методы из-за их ограниченных возможностей.По мнению таких менеджеров, подобные модели не могут полностью использовать весь объем накопленных ими знаний.Все больше растет признание
Work & Travel
Work & Travel Это одна из самых популярных программ студенческих обменов. На сегодняшний день она наиболее распространена в Соединенных Штатах, хотя подобные программы есть и в других странах. Она позволяет улететь за океан и три-четыре месяца пожить самостоятельной жизнью,
4.9.8. Нарушение нотации моделирования
4.9.8. Нарушение нотации моделирования Нарушение нотации моделирования создает проблемы – схема становится нечитаемой, возникают неоднозначные моменты в ее интерпретации и т. д. Если в организации установлен стандарт моделирования бизнес-процессов, то обязательно
Движение денежных средств (cash flow)
Движение денежных средств (cash flow) Стоит также помнить не только об абсолютных цифрах, но и о том, когда какие платежи происходят. То есть составленная смета будет полностью соответствовать действительности только после завершения мероприятия, а в ходе его подготовки и
2.6. Практическое упражнение «Тест на определение типа личности (типа А или В)»
2.6. Практическое упражнение «Тест на определение типа личности (типа А или В)» Цели:• определить, какой тип личности вам более соответствует (А или В);• понять, как влияет тип личности А (В) на поведение человека в практической ситуации;• уяснить для себя, опасно ли быть
Вебинары трансформационного типа
Вебинары трансформационного типа Если путник, взбираясь на гору, слишком занят каждым шагом и забывает сверяться с путеводной звездой, он рискует ее потерять и сбиться с пути. Антуан де Сент-Экзюпери Классический трансформационный тренинг происходит, когда вы сами
Два типа продающих видео
Два типа продающих видео 1. Скринкасты. Для многих людей самый простой способ записать продающее видео – это сделать презентацию в KeyNote для «мака» или в PowerPoint для Windows. Потом нужно озвучить эту презентацию и сделать запись экрана программой ScreenFlow (для «мака») или Camtasia (для
Три типа клиентов
Три типа клиентов Где бы и что бы вы ни продавали, вы практически всегда будете сталкиваться с тремя основными типами клиентов.Первый тип клиентов встречается наиболее часто. Самое главное, что они ищут – это цена. Единственное, почему они принимают решение о покупке –
Три типа людей
Три типа людей С точки зрения психологии есть три типа людей. К первому относятся те, кто ни в коем случае не возьмет чужого. Они ручку из офиса не вынесут, даже если это им будет очень нужно.Ко второму типу относятся люди, которые будут красть все, даже зная, что могут
Три типа конкурентов
Три типа конкурентов Через какое-то время у успешного бизнеса появляется три типа конкурентов.Первый тип – люди, которые считают, что могут с нуля делать то же самое и продавать в два раза дешевле; «пионеры» в бизнесе.Второй тип – «мамонты», очень успешные в бизнесе,
Workflow и BPM: в чем разница?
Поток работ (англ. Workflow) и BPM (Business Process Management, рус. Управление бизнес-процессами) – понятия, известные современному бизнесу. Одни считают их синонимами, другие говорят о разнице в подходах. Предлагаем разобраться, в чем сходства и различия двух управленческих концепций.
BPM и Workflow-подходы направлены на решение схожих потребностей бизнеса.
Workflow менеджмент (управление потоком работ) позволяет координировать повторяющиеся задачи и процедуры, чтобы они выполнялись легче и быстрее. Workflow фокусируется на людях и регламентах работы, описывая роль каждого сотрудника, участвующего в выполнении задач. По сути, Workflow нацелен на организацию повседневной работы персонала.
BPM (управление бизнес-процессами) представляет собой более комплексный подход. Он фокусируется не на исполнителях или задачах, а на бизнес-процессах – от старта работы и до завершения, а также на взаимодействии процессов предприятия с целью повышения их результативности. Важно понимать, что BPM – это не только выявление и организация, но и постоянное совершенствование процессов. При этом BPM, так же как и Workflow, включает управление потоками работ, поэтому и возникает путаница.
В нашем понимании Workflow является частью концепции управления бизнес-процессами. Workflow, как и BPM, позволяет организовать рутинные операции на уровне подразделений, что способствует порядку в делах, а также грамотному использованию времени и усилий исполнителей. Что касается влияния на итоговые показатели, роста эффективности и конкурентоспособности компании – здесь начинаются различия. Для этого нужно формировать цепочку создания ценности, выявлять сквозные бизнес-процессы, связывающие работу многих подразделений, решать конфликты в рамках такого кроссфункционального взаимодействия, проектировать связанные бизнес-процессы. Все это – BPM.
Управление бизнес-процессами охватывает всю компанию. Это постоянная работа. Она фокусируется на общей картине, как функционирует и развивается организация. Это скорее стратегия, чем единовременное описание того, как и кем должны выполняться определенные задачи.
Возьмем постпродажи и поддержку клиентов. В целом, поток работ (Workflow) включает информирование о проблеме определенного сотрудника, установку лимита времени на решение, а также сообщение клиенту об устранении проблемы.
В концепции BPM этот поток работ будет лишь частью процесса поддержки клиентов предприятия. Он тесно связан с работой нескольких отделов. Например, в службу поддержки компании, которая поставляет промышленное оборудование, обращается клиент с жалобой на неисправность. Чтобы решить проблему, нужно подключить большое количество специалистов – провести экспертизу, понять в чем причина неполадок, согласовать и документально оформить ремонт/замену детали или полностью всего проданного оборудования, доставить и установить его на стороне клиента. При этом срок предоставления поддержки – крайне важный фактор. Пока производитель рассматривает обращение и принимает решение о замене оборудования, компания клиента несет убытки.
Именно из-за широты фокуса BPM (не на поток задач, а на весь бизнес-процесс в комплексе и даже набор связанных процессов), многие считают этот подход сложным. На самом деле BPM сложен ровно настолько, насколько сложны бизнес-процессы конкретной компании. При этом, именно процессный подход к управлению позволяет организовать работу, а также непрерывно совершенствовать бизнес-процессы, повышая эффективность всего предприятия.
ИТ-системы для Workflow и BPM
BPM и Workflow – это не продукты или системы, это концепции управления бизнесом. Однако, существует программное обеспечение, облегчающее применение этих подходов в работе компаний. В зависимости от того, какая концепция лучше отвечает потребностям вашей компании на данный момент, вы можете использовать соответствующее решение.
Workflow-системы являются отличным инструментом для организации работы сотрудников. Если вы хотите автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, это идеальное решение. Workflow-системы позволяют координировать работу в рамках отделов и четко определить – кто, что и в какие сроки должен делать.
Workflow-системы легче установить, потребуется меньше времени для настройки. Их внедрение и обновление обойдутся дешевле. Однако, если компания относится к среднему и тем более крупному бизнесу, скорее всего, менеджмент ищет способы:
В этом случае стоит рассмотреть BPM-системы (Business Process Management Systems). Они интегрируются со сторонними ИТ-решениями, которые уже использует компания, включают приложения CRM, ECM и другие инструменты, полезные бизнесу.
BPM-системы – отличная инвестиция. Они хорошо масштабируются и позволяют получить полный контроль над каждым аспектом работы компании. Удобно, что на этапе внедрения можно автоматизировать в системе отдельный процесс или контур работы компании и затем поэтапно настраивать другие бизнес-процессы. Обычно BPMS стоят дороже Workflow-систем, требуют больше времени для внедрения и настройки. При этом есть бесплатные редакции BPMS, что позволяет каждой компании использовать решение.
Мы считаем, что внедрение BPM-системы, даже бесплатной, в небольшой компании – избыточная трата ресурсов: не только денег, но и времени, которое уйдет на настройку решения, описание процессов и обучение сотрудников. В этом случае Workflow-система даст необходимый уровень контроля без лишних затрат.
Если речь идет об управлении компанией, которая переходит в разряд среднего и тем более крупного бизнеса, BPM-система станет отличным решением для комплексной автоматизации и управления сквозными бизнес-процессами. Она позволит объединить разрозненные ИТ-системы и создать единое информационное пространство, в рамках которого все отделы и подразделения компании работают согласованно.